決算の際に今年一年間の勘定科目ごとに分類した帳簿を作成し、これまでの取引内容の総まとめを閲覧するために作成する書類のこと。

経理は、日々発生する取引結果を日付順に記録していくことからはじまります。日付、勘定科目、取引金額を、入ってきたものと出て行ったものそれぞれについて記入していきます。これを仕訳といい、仕訳を記録した帳簿を仕訳帳といいます。仕訳帳では、家計簿と異なり、お金の出入りだけでなく、原材料や仕入れた商品、機械や看板、預けた保証金などの財産の増減についても記録をします。これらを一年間分まとめたものが総勘定元帳です。

総勘定元帳の内容は、決算期ごとに集計され、1年間の活動結果を決算書としてまとめます。そして決算書の内容をもとに税務申告を行います。

現在では、様々な会計ソフトが市販され、帳簿を付けるといっても、実際にはパソコンで仕訳を行う会社がほとんどです。仕訳内容を入力すると、あとは自動的に総勘定元帳から決算書までが作られるようになっています。